Control de Proyectos
Propósito
Probitas transforma el Control de Proyectos en una herramienta estratégica y preventiva, entregada desde la independencia técnica. Nuestro servicio:
- Mejora la gestión de presupuestos y cronogramas como pilares fundamentales.
- Convierte datos dispares en inteligencia estratégica.
- Combina el seguimiento de campo y de escritorio para garantizar la trazabilidad.
Proporciona informes claros, útiles y oportunos, enfocados en la toma de decisiones, no en la burocracia. - Desarrolla una coordinación integral y garantiza un cierre de contratos transparente.
Alcance
Cumplimiento de los objetivos financieros y de plazos, con reducción de sobrecostes.
Menos disputas contractuales gracias a la trazabilidad completa.
Mayor transparencia para la junta directiva, el cliente y las partes interesadas.
Optimización de los recursos humanos, técnicos y financieros.
Decisiones más oportunas y seguras, respaldadas por análisis independientes.
Alcance
Cumplimiento de los objetivos financieros y de plazos, con reducción de sobrecostes.
Menos disputas contractuales gracias a la trazabilidad completa.
Mayor transparencia para la junta directiva, el cliente y las partes interesadas.
Optimización de los recursos humanos, técnicos y financieros.
Decisiones más oportunas y seguras, respaldadas por análisis independientes.
Procesos Clave
Presupuesto y Costos:
- Revisión y validación independientes de los presupuestos base definidos por el cliente y los contratistas.
- Seguimiento del rendimiento financiero mediante la comparación de los costos incurridos con el progreso físico (EVM).
- Análisis de varianzas y elaboración de pronósticos financieros, con alertas tempranas de posibles sobrecostos.
Programación y Avance:
- Análisis objetivo y consolidación del cronograma maestro del proyecto.
- Seguimiento de hitos críticos con alertas tempranas.
- Recomendaciones para reprogramaciones preventivas y planes de acción, sin interferir con la ejecución.
Reportabilidad y Documentación:
- Revisión de reportes y análisis sobre los informes diarios, semanales y mensuales con total trazabilidad para el cliente.
- Generación de documentación para respaldar decisiones estratégicas y auditorías.
- Transformación de datos en informes claros y prácticos para la alta dirección.
Riesgos y Desviaciones:
- Identificación temprana e independiente de riesgos financieros y contractuales.
- Desarrollo y mantenimiento de una matriz de riesgos dinámica.
- Recomendaciones de medidas correctivas y mitigantes, garantizando la transparencia en la gestión de desviaciones.
Cierre y Coordinación:
- Coordinación interfuncional entre el cliente y el contratista para garantizar la coherencia de la información.
- Verificación imparcial del cumplimiento de los hitos contractuales y técnicos.
- Apoyo en la preparación de cierres administrativos y contractuales limpios, sin conflictos residuales.
Reportes de Costos
- Proyecciones de Cierre
- Generar reportes mensuales con proyecciones actualizadas de costos finales.
- Desarrolle recomendaciones basadas en el análisis documentado.
- Informes de Avance
- Emitir informe detallado de los costos acumulados versus lo gastado y análisis de la diferencia de las desviaciones y resultado de las medidas de mitigación recomendadas.
Beneficios del Control de Costos
- Independencia: análisis imparcial entre el cliente y el contratista.
- Anticipación: prevenir es más rentable que corregir.
- Claridad estratégica: transformar los datos en inteligencia de gestión.
- Alineación operativa inteligente: contratos, presupuestos y cronogramas alineados con la estrategia.
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Evaluación y Mejora Continua
- Lecciones Aprendidas: Documentar hallazgos y mejores prácticas al finalizar cada
proyecto. - Revisión Periódica: Actualizar las directrices y metodologías para incluir innovaciones
y aprendizajes recientes. - Gestión de Control de Proyectos Área Planificación
Introducción
La planificación efectiva es un componente esencial para el éxito de los proyectos. Su objetivo principal es establecer una hoja de ruta clara que permita la ejecución eficiente de los proyectos, asegurando la alineación con los objetivos del cliente, la optimización de recursos y la mitigación de riesgos.
Propósito:
Establecer un marco estructurado que facilite una colaboración eficiente para el éxito de emisión de planes maestros, la definición de objetivos claros y la anticipación de potenciales desviaciones para garantizar un control integral y efectivo durante la vida del proyecto.
Alcance
- Este documento aplica a todas las actividades de planificación en proyectos e incluye:
- Revisión de cronogramas.
- Transparencia entre lo planificado y real a realizar.
- Identificación y gestión de riesgos.
- Definición de entregables y Key Performance Indicators (KPIs).
Procesos Clave
Apoyo en el Plan Maestro
- Cronograma Preliminar:
- Supervisar un cronograma detallado con actividades y hitos clave.
- Utilizar herramientas especializadas como Primavera P6 o MS Project.
Riesgos y Mitigación:
- Detectar riesgos potenciales y desarrollar planes de acción.
- Apoyar la incorporación de contingencias alineadas con la complejidad del proyecto.
Desarrollo de Entregables
- Ratificación de la definición de Metas:
- Coordinación de las metas claras y medibles.
- Asociar cada meta con un responsable designado.
Documentación:
- Crear documentos de referencia que sirvan como guía operativa para el equipo de proyectos, en base a la gobernanza del cliente.
Reportes y programación
- Optimización del Tiempo: Permite asegurar que todas las actividades se ejecuten en los plazos previstos, reduciendo el riesgo de retrasos.
- Mejor Coordinación: Facilita la integración de las distintas áreas del proyecto mediante una programación clara y estructurada.
- Transparencia: Proporciona visibilidad continua del avance del proyecto, permitiendo identificar desviaciones de manera temprana.
- Adaptabilidad: Ayuda a reaccionar rápidamente ante cambios imprevistos, ajustando el cronograma sin afectar los objetivos generales.
- Eficiencia en Recursos: Asegura el uso adecuado de recursos al mantener un control estricto sobre las actividades planificadas.
Beneficios del Control de Costos
- Cumplimiento de Plazos: El control efectivo de la programación garantiza que las actividades y entregables se completen dentro del cronograma establecido, reduciendo el riesgo de retrasos y asegurando el cumplimiento de las expectativas
del cliente. - Gestión Proactiva de Desviaciones: Identifica desviaciones en tiempo real, permitiendo implementar acciones correctivas rápidamente para mitigar impactos en el cronograma y evitar interrupciones significativas.
- Visibilidad y Transparencia: Proporciona un panorama claro y actualizado sobre el estado del proyecto, facilitando la toma de decisiones basada en información precisa y oportuna.
- Optimización de Recursos: Ayuda a coordinar el uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, asegurando que estén disponibles cuando y donde se necesiten para mantener el progreso planificado.
- Facilidad de Adaptación: Permite realizar ajustes efectivos frente a cambios o imprevistos, manteniendo la alineación con los objetivos del proyecto y minimizando el impacto en el cronograma general.
Evaluación y Mejora Continua
- Revisiones Periódicas:
- Evaluar la efectividad del plan maestro cada trimestre.
- Incorporar mejoras basadas en lecciones aprendidas.
- Feedback del Cliente:
- Recopilar retroalimentación al cierre de cada etapa.
- Implementar ajustes para proyectos futuros.